Coordinador de oficina

• Mantenga un entorno de oficina profesional, acogedor y bien organizado, asegurándose de que todos los espacios estén limpios, abastecidos y presentables.
• Supervise las necesidades diarias de la oficina, incluida la preparación de café, el abastecimiento del refrigerador del estudio de diseño y el mantenimiento de la sala de descanso.
• Administre los suministros de oficina, coordine las reparaciones y el mantenimiento, y maneje los pagos relacionados con el seguro.
• Procese el correo entrante, coordine las necesidades básicas de TI y administre el registro y el seguro de los vehículos de la empresa.
• Proporcionar apoyo de asistente ejecutivo a los propietarios de la empresa, manejando la programación, las comunicaciones y las tareas administrativas.
• Liderar la coordinación del cierre, incluida la confirmación de contratos, el envío de comunicaciones de bienvenida a los compradores y la finalización de las fechas de cierre.
• Programe encuestas, tasaciones y pedidos de garantía, y administre la programación de encuestas de calidad del gremio.
• Coordinar con los prestamistas y las compañías de títulos para garantizar que todos los documentos se completen con precisión, incluidos los formularios VA/FHA, según corresponda.
• Revise las divulgaciones de cierre, asegure las aprobaciones requeridas y mantenga registros organizados de los documentos ejecutados.
• Comuníquese con los equipos internos con respecto a los hitos clave, los plazos y las actualizaciones del proyecto.
• Preparar y distribuir informes semanales de progreso y cierre.
• Ayude con las funciones de contabilidad, como el procesamiento de nóminas, el seguimiento de gastos generales, la gestión de facturas, los pagos de servicios públicos y la adquisición de permisos.
• Apoye las iniciativas de recursos humanos, incluida la incorporación de nuevos empleados, la coordinación de programas de reconocimiento y el pedido de ropa de marca o artículos promocionales.
• Realizar una variedad de otras tareas administrativas según sea necesario para apoyar el éxito del equipo.

• Experiencia comprobada en gestión de oficinas, administración o un rol similar.
• Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de gestionar múltiples prioridades.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Orientado a los detalles con fuertes habilidades de seguimiento y resolución de problemas.
• Competente en Microsoft Office Suite, Google Workspace o herramientas similares.
• La experiencia en la industria inmobiliaria o de la construcción es una ventaja, pero no es obligatoria.